Rangez votre bureau chaque soir avant de partir.
Principe n° 1 : aménager son espace de travail
Rien de mieux qu'un bureau désordonné pour vous donner l'impression d'être débordé.
Le mot d'ordre : rangez ! Classez vos dossiers dans vos casiers de rangement, organisez votre bureau et n'oubliez pas de faire le ménage sur votre ordinateur.
Commencez par faire disparaître tout ce qui ne vous sert pas quotidiennement. Et optez pour un principe de classement simple : les dossiers que vous êtes amené à consulter souvent doivent être proches de vous. À l'inverse, éloignez ceux que vous n'ouvrez qu'une fois tous les deux mois. Remettez chaque chose à sa place après l'avoir utilisée. Enfin, gardez en tête que vos collègues doivent pouvoir s'y retrouver eux aussi.

Ne débutez pas le traitement d'un nouveau dossier sans avoir achevé le précédent
Principe n° 2 : arrêter de jongler entre les dossiers
Les allers-retours entre des dossiers différents, vous font perdre beaucoup de temps et d'énergie. A chaque fois que vous changez de sujet, même si vous le connaissez bien, vous devez vous remettre en tête les différents paramètres.
Il est préférable de se concentrer plus longuement sur un seul dossier et l'avancer le plus possible. En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que travailler dessus d'une seule traite.
Face à ce qui doit être réglé immédiatement et au-delà de trois passages sur le document qui pose problème, forcez-vous à prendre une décision : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission.

Planifiez votre quotidien en commençant par les tâches prioritaires
Principe n° 3 : planifier sa journée
Faire en une heure ce que l'on pourrait faire en quinze minutes est plus courant qu'on ne le croit. Pour bien répartir son temps de travail sur la journée, il est indispensable de planifier : une liste de ce qui est à faire, la fameuse "to do list", doit être établie.
Vous évitez ainsi de passer du temps sur des tâches inappropriées et restez concentré sur les plus importantes. Votre liste doit également faire apparaître les tâches urgentes.
Vous pouvez choisir de réorganiser votre liste par ordre de priorité la veille et ainsi économiser du temps en démarrant la tâche la plus importante ou la plus urgente dès votre arrivée au bureau le lendemain.

Arrêtez-vous de temps en temps.
Principe n° 4 : s'accorder des pauses détente
Paradoxalement, il faut savoir perdre du temps pour en gagner.
Pour un meilleur rendement et un meilleur équilibre personnel, dix minutes de pause sont nécessaires entre deux activités intensives.
Travaillez par bloc de 90 minutes. N'hésitez pas à prendre un café, voir des collègues ou même marcher le long de votre bureau pour vous revigorer. Vous pouvez profiter de ces pauses pour faire un aller-retour à l'imprimante, apporter un dossier à votre collègue du 5e : en un mot, soulagez vos neurones.

Apprenez à dire non aux sollicitations diverses et variées avec tact
Principe n° 5 : formaliser les échanges avec ses collègues
Vos collègues aussi sympathiques soient-ils peuvent parfois devenir "des croqueurs de temps". En effet, chaque jour leurs sollicitations vous font perdre de précieuses minutes. Pour limiter les perturbations, fixez quelques règles de vie avec eux :
Usez des mémos écrits pour faire passer vos messages peu stratégiques.
Indiquez-leur que vous préférez être contacté par mail, plus facile à gérer dans le temps, plutôt que par téléphone qui interrompt.
Mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence.
Proposez-leur de prendre un café pendant votre pause pour préserver le lien social.

Votre degré de concentration et d'efficacité n'est pas le même tout au long de la journée. Ecoutez votre rythme biologique.
Principe n° 6 : profiter de ses heures de pleine énergie
Essayez de repérer les moments de la journée où votre forme et votre concentration sont maximales et réservez-les aux tâches les plus exigeantes. Certains sont plus efficaces le matin, d'autres l'après-midi, d'autres encore atteignent leur maximum de concentration en fin de journée et peuvent profiter du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Sachez en tenir compte pour élaborer votre emploi du temps.
En règle générale, les meilleurs moments pour mobiliser son attention sont le matin de 10h à 12h et l'après-midi de 16h à 18h. Accordez ces créneaux aux tâches les plus ardues ou les plus délicates et vous rentabiliserez votre temps de travail.